Tahukah anda, Microsoft Excel dapat juga digunakan seperti hanya database pada microsoft access atau program buatan dari visual basic. Anda cukup menggunakan componen rumus fungsi yang terdiri dari VLOOKUP, COUNTIF.Keunggulan dengan penggunaan rumus fungsi anda tidak akan terlalu banyak menggunakan sheet pada excel. Cukup dengan mengganti kode yang telah dibuat sebelumnya anda sudah dapat mebuat program yang mirip dengan data base atau bisa kita sebut dengan semi data base.Contoh saja., anda ingin membuat satu data base pembelian dengan tabel-tabel berikut ini di excel.

No Kode Barang Nama Barang Nama Pemasok Alamat

1 00001 Pensil CV KALIBARU Jl. Barito
2 00002 Buku CV MAKMUR JAYA Jl. S. Parman
3 00003 Kotal Pensil UD SUGIH WARAS Jl. Antasari
4 00004 Pulpen BU JAYA KATWANG Jl. Sultan Adam
5 00005 Penghapus Karet UD SUGIH WARAS Jl. Antasari
6 00006 Sampul Plastik UD SUGIH WARAS Jl. Antasari
7 00007 Kerta HVS CV MAKMUR JAYA Jl. S. Parman
8 00008 TIP EX CV MAKMUR JAYA Jl. S. Parman
9 00009 SPIDOL CV MAKMUR JAYA Jl. S. Parman
10 00004 Pulpen CV JAYA RAYA Jl. Kalimantan
11 00005 Penghapus Karet CV JAYA RAYA Jl. Kalimantan
12 00007 Kertas HVS CV JAYA RAYA Jl. Kalimantan
13 00005 Penghapus Karet CV. ULAH MANDASTA Jl. Borneo
14 00008 TIP EX UD TUGUL ASTI Jl. Enggang
15 00001 Pensil CV TUNGGUL GOYANG Jl. Meratus
16 00003 Kotal Pensil CV TUNGGUL GOYANG Jl. Meratus
17 00008 TIP EX CV ULAH MASTA Jl. Simpang Tiga
18 00003 Kotal Pensil UD WALI MASTI Jl. Kasturi
19 00005 Penghapus Karet UD SUMBER JAYA Jl. Ulin
20 00003 Kotal Pensil UD SUMBER JAYA Jl. Ulin
21 00005 Penghapus Karet CV ULAH MASTA Jl. Simpang Tiga
22 00008 TIP EX UD BORNEO JAYA Jl. Barabai
23 00008 TIP EX UD BARITO KITA Jl. Rantau
24 00006 Sampul Plastik UD BARITO KITA Jl. Rantau
25 00008 TIP EX UD KANDANGAN Jl. Parang Maya
26 00006 Sampul Plastik UD KANDANGAN Jl. Parang Maya
27 00003 Kotal Pensil UD KANDANGAN Jl. Parang Maya

Bila menggunakan rumus fungsi VLOOKUP maka yang akan ditampilkan hanya sederetan data saja seperti halnya bio data yang memuat sebagai contoh berikut ini:

No : 24
Kode Barang : 00006
Nama Barang : Sampul Plastik

Nama Pemasok : UD Barito Kita
Alamat : Jl. Rantau

Namun yang ingin kita tampilkan adalah deretan database dengan kumpulan klasifikasi tertentu dengan hanya menekan kode-kode yang telah dibuat database yang akan diinginkan dapat muncul dengan sekejap.Seperti pada tabel berikut ini dapat terklasifikasi secara otomatis. Contohnya pada tabel berikut ini ini kita ingin mengetahui siapa saja yang menjadi suplier atau pemasok Alat Tulis seperti TIP EX.

Kode Barang : 00008
Nama Barang : TIP EX

No Nama Pemasok Alamat
1. CV MAKMUR JAYA Jl. S. Parman
2 UD TUGUL ASTI Jl. Enggang
3 CV ULAH MASTA Jl. Simpang Tiga
4 UD BORNEO JAYA Jl. Barabai
5 UD BARITO KITA Jl. Rantau6 UD KANDANGAN Jl. Parang Maya

Hanya dengan merubah kode 00008 maka semua Nama pemasok akan terklasifikasi secara otomatis. Siapa saja yang sebagai pemasok TIP EX akan muncul dilayar Excel.Untuk membuat rekayasa seperti diatas, digunakan langkah-langkah berikut dibawah ini.Bukalah program microsoft excel. Simpan nama worksheet ini menjadi “Database Barang” Kemudian lakukan perubahan nama pada sheet1 menjadi “Code”. Caranya arahkan mouse tepat pada sheet1 dilayar. Kemudian klik tombol sebelah kanan, kemudian klik “rename” lalu ketik “Code”. Seperti

Pada sheet2, ubahlah nama sheet2 dua menjadi Input Data. Kemudian buatlah tabel seperti yang tergambar dibawah ini.

Nah, Kita ingin memunculkan data para suplier dengan hanya mengetikan kode nama barang. Maka sisipkan kolom diantara Kode Barang dan Nama Barang. Tidak perlu diberi nama, kolom ini mungkin akan dihilangkan nantinya. Dalam cells pertama atau column yang telah disisipkan tadi ketikan rumus COUNTIF serta tanda Operator “&” sebagai berikut =D3&COUNTIF($D$2:D3;D3)

Kemudian copy-kan ke kolom dibawah seterusya atau kemudian disorot kemudian ditarik unjung kanan bawah kotak yang disorot sampai dengan cells yang diinginkan. Langkah selanjutnya ada masuk dalam sheet3. Seperti sebelumnya nama sheet3 dirubah menjadi “Database”. Lalu mulailah membuat tabel seperti contoh dibawah iniPada Cell C1 akan berfungsi sebagai cells yang bisa membuka data yang diinginkan disini Kita masukan rumus VLOOKUP pada Cell C2 dan sambungkan dengan sheet “Code” yaitu: =VLOOKUP(C1;Code!$B$2:$C$10;2;FALSE)

Sedangkan pada cell B7 masukan rumus fungsi =$C$2&A1. Sorot cell B7 itu kemudian tarik ujung kotak kanan paling bawah.Kemudian kembali masukan rumus VLOOKUP pada cell C7 dan dibuat Link dengan sheet “input data” sebagai berikut: =VLOOKUP($B7;’Input Data’!$C$2:$F$61;3;FALSE), Pada Cell D7 cukup dirubah pada bagian belakang yang menentukan kolom yang akan ditunjuk =VLOOKUP($B7;’Input Data’!$C$2:$F$61;4;FALSE).

Nah anda sudah membuat program semi database. Namun mungkin masih ada gangguan yang tidak enak dipandang yaitu error pada pada data yang tidak muncul ditandai dengan “#N/A”. Cara menghilangkannya gampang koq. Cukus tuliskan dibelakang rumus VLOOKUP seperti ini,=IF(ISERROR(VLOOKUP($B13;’Input Data’!$C$2:$F$61;3;FALSE))=TRUE;”";VLOOKUP($B13;’Input Data’!$C$2:$F$61;3;FALSE))Mungkin telalu panjang tapi untuk lebih ringkasnya tinggal copy saja bagian rumus VLOOKUPnya kemudian letakan pada bagian koma setelah tanda petik.Nah: Utak-utiklah Code barangnya tinggal mengganti, maka juga akan tampil bagian data yang diinginkan.

Mengenai kolom code barang dapat disembunyikan hingga identifikasi angkanya tidak terlihat seperti contoh gambar dibawah iniTinggal memberi variasi pada data berikut ini, jadilah semi database dan selamat mencoba.